Het voornaamwoord men wordt alleen gebruikt als onderwerp van een zin (gecombineerd met een enkelvoudige persoonsvorm) en behoort voornamelijk tot formele taal. Het stelt de door het gezegde uitgedrukte werking centraal en duidt alleen vaag aan dat die werking verricht of ondergaan wordt door personen.

Zinnen met men als onderwerp zijn te vergelijken met passieve zinnen zonder door-bepaling. Dergelijke zinnen worden ook gebruikt om een handeling enz. centraal te stellen, waarbij de 'handelende' persoon in het vage wordt gelaten. Vergelijk:

Niet elke passieve zin heeft echter een actieve pendant met men; ook het omgekeerde geldt. Voor beperkingen op de vorming van passieve zinnen: [22]. In enkele gevallen is wel een passieve zin mogelijk, maar geen zin met men. Dat is het geval als het onderwerp van de corresponderende actieve zin geen personen kan aanduiden, en in enkele vaste verbindingen. Voorbeelden:

Andere beperkingen op het gebruik van men zijn de volgende:

Aangezien men alleen als onderwerp te gebruiken is (zie hiervoor), moet dus ook voor de uitdrukking van de overige zinsdeelsfuncties een beroep gedaan worden op andere middelen, bijv.:

De functie van men kan gedeeltelijk worden overgenomen door de voornaamwoorden ze, je (en zijn regionale nevenvorm ge) en we. Door ze worden niet nader bepaalde personen aangeduid met uitsluiting van spreker en hoorder. Bij gebruik van je/ge zijn spreker en hoorder juist niet uitgesloten: je/ge betekent 'een mens' of 'mensen' en wordt dus gebruikt in algemene uitspraken. Voor we geldt hetzelfde, maar dit voornaamwoord is beperkt in gebruik. Als men gebruikt wordt, kunnen spreker en hoorder zowel uit- als ingesloten zijn. Vergelijk (bij de volgende voorbeelden is verondersteld dat de zinnen met hetzelfde nummer dezelfde betekenis hebben):